Guida all'acquisto dei centralini telefonici aziendali

Hai deciso di optare per un centralino telefonico per migliorare la comunicazione aziendale e ottimizzare le operazioni interne, ma adesso non sai quale scegliere? Ti aiutiamo noi! Abbiamo stilato una guida per orientarti nella giusta scelta.

Ricordati però che ci sono diversi fattori da tenere in considerazione prima di scegliere il centralino telefonico aziendale più adatto per le tue esigenze.

Questa è la nostra breve ma intensa guida in 5 punti che ti aiuterà a scegliere il centralino telefonico più adatto per le esigenze della tua azienda.

1. Quali sono le tue esigenze?

Prima di iniziare qualsiasi tipo di ricerca, è fondamentale chiedersi quali siano le proprie esigenze: di quante linee telefoniche hai bisogno? Quanti dipendenti utilizzeranno questo sistema? Avrai bisogno di funzionalità aggiuntive, come il trasferimento di chiamata?

2. Centralini tradizionali o VoIP?

Esistono due principali tipi di centralini telefonici: quelli tradizionali e quelli basati su tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). I primi usano le linee telefoniche fisse, i secondi trasmettono le chiamate attraverso Internet. Per esempio, se i tuoi dipendenti lavorano da remoto, la scelta più interessante sarà optare per un centralino VoIP (ne abbiamo parlato anche qui).

3. Hai bisogno di funzionalità aggiuntive?

Oltre alle funzioni di base come la segreteria telefonica e il trasferimento delle chiamate, esistono numerose funzionalità aggiuntive che potresti desiderare. Ad esempio, l'integrazione con software CRM, l'invio di fax via email o la possibilità di effettuare videochiamate.

4. Quanto puoi spendere?

Il costo è un fattore da non sottovalutare quando si deve scegliere un centralino telefonico aziendale. Il nostro consiglio è quello di considerare anche i costi a lungo termine, come le tariffe telefoniche mensili o annuali e gli eventuali costi di manutenzione o aggiornamento del sistema.

5. Hai letto tutte le recensioni?

I feedback sono importantissimi. Leggi le recensioni, parla con altri imprenditori che hanno già utilizzato questi servizi e richiedi preventivi dettagliati. Così facendo potrai ottenere preziose informazioni sulla reputazione e l'affidabilità dei fornitori.

Esistono diverse tipologie di centralini telefonici aziendali, ognuna con caratteristiche specifiche che si adattano alle esigenze e alle dimensioni della propria azienda.

Vediamo insieme le principali.

Centralini telefonici tradizionali

Questi centralini si basano sulla tecnologia PSTN (Public Switched Telephone Network) e richiedono l'installazione di linee telefoniche fisse. Solitamente vengono utilizzati dalle piccole e medie imprese che hanno bisogno di gestire un numero limitato di chiamate contemporanee.

Centralini IP

Questi centralini sfruttano la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) per trasmettere le chiamate su una rete IP anziché tramite linee telefoniche tradizionali. Offrono una maggiore flessibilità e scalabilità rispetto ai centralini tradizionali, consentendo alle aziende di gestire un numero più elevato di chiamate senza dover installare ulteriori linee telefoniche.

Centralini virtuali

Questa tipologia di centralino viene ospitata su un server locale. Le chiamate vengono instradate attraverso la rete internet e possono essere ricevute su qualsiasi dispositivo, come telefoni cellulari, tablet o computer. I centralini virtuali sono particolarmente adatti per le imprese che operano in mobilità o che hanno uffici distribuiti in diverse sedi.

Centralini cloud

I centralini cloud sono simili ai centralini virtuali, ma vengono ospitati su server remoti anziché sulla rete aziendale. Ciò permette di avere un'infrastruttura più scalabile e flessibile, in quanto le risorse possono essere facilmente aumentate o diminuite a seconda delle esigenze aziendali. Inoltre, i centralini cloud offrono un elevato livello di sicurezza e consentono di accedere alle funzionalità avanzate tramite una semplice connessione a internet.

In conclusione, la scelta del centralino telefonico aziendale richiede diversi tipi di valutazione: dalle esigenze specifiche dell'azienda al budget a disposizione. Considerando anche che il centralino telefonico sarà un elemento chiave nella comunicazione interna ed esterna della vostra azienda, ti consigliamo di prendere tutto il tempo necessario per poter fare una scelta consapevole.